Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

  • Yritys: Espoon IV-puhdistus / Danbert Oy
  • Y-tunnus: 2071515-0
  • Yhteyshenkilö: Jonna Löflund, jonna.loflund@danbert.fi

2. Rekisterin nimi

  • Asiakas-, laskutus- ja yhteydenottorekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

  • Asiakassuhteen hoitaminen ja yhteydenpito.
  • Ilmanvaihtotöiden suunnittelu, toteutus ja raportointi.
  • Palveluiden laskutus ja kirjanpito.
  • Verkkosivujen kautta tulleisiin tarjous- ja yhteydenottopyyntöihin vastaaminen.

Käsittelyn oikeusperusteet (GDPR):

  • Sopimus: Työtilausten täyttäminen ja laskutus asiakassuhteen aikana.
  • Lakisääteinen velvoite: Kirjanpitolain noudattaminen laskutusmateriaalin osalta.
  • Oikeutettu etu: Asiakaspalvelu ja yrityksen oma suoramarkkinointi.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan kerätä ja tallentaa seuraavat tiedot:

  • Asiakkaan nimi tai yritysasiakkaan yhteyshenkilön nimi.
  • Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite).
  • Työkohdetta koskevat tiedot (esim. kiinteistön tyyppi, iv-koneen malli).
  • Laskutustiedot (laskutusosoite, viitetiedot, maksutapahtumat).
  • Verkkosivujen lomakkeella vapaaehtoisesti annetut lisätiedot ja viestit.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Tiedot saadaan suoraan asiakkaalta verkkosivuston yhteydenottolomakkeen kautta, sähköpostitse, puhelimitse tai työtilauksen yhteydessä.

6. Tietojen luovutukset ja ulkoistukset

  • Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointitarkoituksiin.
  • Tietojen käsittelyä on ulkoistettu luotettaville palveluntarjoajille (henkilötietojen käsittelijät), kuten laskutusohjelmiston tarjoajalle ja verkkosivuston hosting-palvelulle. Kumppanit käsittelevät tietoja suojatusti GDPR:n mukaisesti.
  • Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

7. Tietojen säilytysaika

  • Laskutus- ja kirjanpitoaineisto: Säilytetään kirjanpitolain vaatiman ajan (6 vuotta tilikauden päättymisestä).
  • Yhteydenottolomakkeen tiedot: Jos yhteydenotto ei johda sopimukseen tai asiakkuuteen, tiedot poistetaan, kun asia on käsitelty (viimeistään 1 vuoden kuluttua).
  • Asiakastiedot: Säilytetään asiakassuhteen keston ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin mahdollisten takuu- tai vastuuasioiden hoitaminen vaatii.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

  • Sähköinen aineisto: Digitaalisiin järjestelmiin (kuten laskutusohjelmaan ja nettisivujen taustajärjestelmään) on pääsy vain niillä työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksilla, vahvoilla salasanoilla ja asianmukaisella tietoturvalla.
  • Manuaalinen aineisto: Paperille tulostetut työtilaukset tai kuitit säilytetään lukituissa tiloissa, ja ne hävitetään tietoturvallisesti heti, kun niitä ei enää tarvita.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus:

  • Tarkistaa itseään koskevat tallennetut henkilötiedot.
  • Vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen korjaamista.
  • Pyytää tietojensa poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”), ellei laki (kuten kirjanpitolaki) vaadi tietojen säilyttämistä.
  • Kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin.
  • Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu lakia.